A/1
Excel-Listen
Der Bestand der Einrichtungen, von Hand gepflegt, ohne Historie, ohne Prüf-Soll und ohne Wiedervorlage.
Fachanwendung für die Heimaufsicht · Wohn- und Teilhabegesetz NRW
Heimaufsicht,abgebildet.
Zu klein für ein eigenes Fachverfahren, zu speziell für ein Modul: In den meisten Häusern ist die Aufgabe nach dem WTG ein weißer Fleck. Diese Anwendung bildet sie ab, vom Prüf-Soll bis zur Bekanntgabe. Und belegt jeden Schritt.
Für die 53 WTG-Behörden in NRW · Windows-Arbeitsplatz · Eine Instanz je Kreis
Zeiger über die Karte bewegen — die Karte wird Text
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01 · Die Ausgangslage
Heute liegt die Heimaufsicht in Excel-Listen, im Papierkatalog und im Kopf der Prüferin.
A/2
Prüfkatalog in Papierform
Rechtsgrundlagen ohne Zeitschnitt. Die nächste WTG-Novelle entwertet ihn auf einen Schlag.
A/3
Fristen im Kopf
Nachschau und Wiedervorlage existieren, solange die Person da ist. Beim Wechsel geht das Wissen mit.
A/4
Dokumente von Hand
Prüfbericht, Anhörung, Anordnung und Gebührenbescheid entstehen in Word, jedes Mal neu, jedes Mal anders.
Das trägt nicht.
- 01Die Amtsleitung steht für 100 % der Pflichtprüfungen gerade.
- 02Öffentlicher Druck verlangt Auskunft binnen Stunden: Presseanfrage, Aufsichtsbeschwerde, Kleine Anfrage.
- 03Ob derselbe Mangel beim letzten Mal schon festgestellt wurde, ist vor Ort nicht erkennbar.
- 04Beschwerden und Hinweise liegen in Outlook und in Telefonnotizen, ohne Vorgang an der Einrichtung.
02 · Ein Tag in der Heimaufsicht
Was die Anwendung kann, zeigt sich am besten an einem Prüftag.
Neun Stationen, von der Wiedervorlage am Morgen bis zur Beschwerdemail am Nachmittag. Jede Station ist eine Funktion der Anwendung, keine davon ein Zweitsystem.
-
07:45
Der Tag beginnt mit einer Liste, nicht mit einem Postfach.
Offene Fälle, verstrichene Fristen und Wiedervorlagen stehen an einer Stelle. Ein Erinnerungsschreiben entsteht unmittelbar daraus. Nach drei Wochen Abwesenheit ist alles Unerledigte vollständig sichtbar, nichts verfällt und nichts verschwindet ungesehen.
Arbeitsvorrat · Erinnerungsschreiben -
08:10
Welche Einrichtung ist als Nächstes dran?
Jede Einrichtung führt Pflichtprüfungsart, Turnus und Stichtag. Eine überfällige Pflichtprüfung erscheint als Loch mit Fälligkeitsdatum, unterscheidbar von einer geprüften und beanstandungsfreien. Die Pflichtprüfungsquote ist damit kein Schätzwert mehr.
Prüf-Soll · Regelprüfung · Anlassprüfung -
08:30
Mit der Vorgeschichte in die Prüfung.
Die Akte der Einrichtung zeigt Träger, Leitung, Plätze, Leistungsangebot und den Mangelverlauf der letzten Prüfungen. Der Prüfkatalog liegt im Rechtsstand des Prüftags bereit, mit der Rechtsgrundlage am einzelnen Kriterium.
Register · Prüfkatalog mit Rechtsstand -
10:00
Vor Ort: ein Gesprächsleitfaden statt Papier.
Fragen, Antwortfelder, Auswahlfelder, Vormerken als Mangel, der Gesetzeswortlaut daneben. Beweismittel werden erfasst, der Prüfungsaufwand angegeben. Reißt die Verbindung ab, arbeitet die Prüferin ohne Zutun weiter; nichts geht verloren.
Gesprächsleitfaden · Beweismittel · Prüfungsaufwand -
12:30
Der Mangel hat einen Lebenslauf.
Ein Mangel lebt als eigenes Objekt über Prüfungen hinweg. Jede Beobachtung trägt ein Vorzeichen: belastend, entlastend, ohne Befund. Bei der dritten Feststellung desselben Kriteriums steht der Wiederholungssatz ausformuliert am Mangel. Eine Nachschau kann ihn auf behoben setzen, ohne eine Wiederholung zu erzeugen.
Wiederholungserkennung · Nachschau · Zum Demo-Moment -
14:00
Der Bericht entsteht im Formular, nicht in Word.
Aus dem Gesprächsleitfaden heraus, mit Textbausteinen. Eine zweite Person liest gegen und kommentiert in der Anwendung, die Verfasserin arbeitet die Kommentare ein und gibt frei oder legt erneut vor. Vier Augen, ohne die Anwendung zu verlassen.
Entwurf · Gegenlesen · Freigabe -
15:30
Ein Klick, der vollständige Dokumentensatz.
Aus dem freigegebenen Bericht entstehen Anhörung, Anordnung, Gebührenbescheid, Ergebnisbericht und Anschreiben als Entwürfe. Der Wiederholungs- und Fristsatz steht datengebunden im Text. Die Gebühr rechnet nach der am Entscheidungstag gültigen Satzung und weist sie aus. Die Anordnung wird erst nach Auswertung der Anhörung freigegeben.
Vorlagen mit Dokumentvariablen · Gebührensatzung als Kreisrecht -
16:15
Die Frist läuft ab Bekanntgabe, nicht ab Freigabe.
Drucken oder elektronisch versenden: Die Bekanntgabe ist ein eigener Vorgang mit Versandweg und Nachweis. Die Mangelbehebungsfrist wird automatisch als Wiedervorlage angelegt und bleibt im Arbeitsvorrat, bis sie abgearbeitet ist.
Bekanntgabe · Versandweg · Wiedervorlage -
16:40
Die Beschwerdemail landet an der Einrichtung, nicht im Postfach.
E-Mails aus Outlook werden dem Vorgang einer Einrichtung zugeordnet, per Maus, Zwischenablage oder Tastenbefehl. Dabei werden Drittbezug und Hinweisgeberschutz eingeordnet, bevor eine Personenangabe in irgendein Dokument geraten kann.
Eingang von außen · Hinweisgeberschutz
03 · Für wen
Drei Sichten auf dieselbe Akte.
-
01
Die Prüferin
geht mit der Vorgeschichte in die Prüfung und kommt mit dem fertigen Bericht zurück. Ihr persönlicher Nachweis gehört ihr allein: nur für sich selbst, nie über andere.
Arbeitsvorrat · Gesprächsleitfaden · Mein Nachweis -
02
Die Amtsleitung
sieht die Pflichtprüfungsquote, jedes Loch und jede verstrichene Frist. Bei Presseanfrage, Aufsichtsbeschwerde oder Kleiner Anfrage ist sie binnen Stunden auskunftsfähig.
Prüf-Soll · offene Fälle · Freigabe nach Zeichnungsbefugnis -
03
IT und Datenschutz
betreiben eine Instanz je Kreis im Behördennetz, ohne Telemetrie und ohne Online-Lizenzprüfung. Den vollständigen Bestand bekommt der Kreis jederzeit selbst heraus.
Softwareverteilung · Selbstbefund · Datenherausgabe
Die Anwendung schlägt vor und belegt. Sie entscheidet nie.
04 · Der Demo-Moment
Der Moment, in dem die Prüferin den Laptop umdreht.
Wiederholung · 3. Feststellung zu § 14 WTG in dieser Akte
- 1. Feststellung19.09.2022
- 2. Feststellung08.06.2024
- heute02.09.2026
Empfohlene Maßnahme: Anordnung nach WTG.
Änderungen werden protokolliert · 02.09.2026 09:14 · Beleg #000-482-117
Der Wiederholungssatz ist keine Formulierung der Prüferin, sondern eine Ableitung aus dem Mangelverlauf. Er steht so am Mangel, wie er später in der Anordnung steht: mit Datum, datengebunden, im Protokoll belegt. Die empfohlene Maßnahme ist als Empfehlung gekennzeichnet, begründet und ohne Nachteil verwerfbar.
Weil die Identität eines Kriteriums den Rechtsstand überlebt, zerreißt auch die nächste WTG-Novelle den Verlauf nicht. Und weil derselbe Beleg die Prüferin schützt, die er der Amtsleitung liefert, ist die Protokollierung Schutz und nicht Überwachung.
05 · Demovideo
Vom leeren Bestand zum freigegebenen Prüfbericht.
Ein Musterkreis in 45 Sekunden: Einrichtungen anlegen, Prüfkatalog mit Rechtsstand, Feststellung vor Ort, Wiederholungserkennung, Bericht mit Belegkette.
Fachanwendung Heimaufsicht WTG NRW — Musterkreis
BereitSachbearbeiterin: ÖzdemirAkte: Haus am StadtparkÄnderungen werden protokolliert
Musterkreis mit erfundenen Einrichtungen und Namen. Die Oberfläche im Video ist die der Anwendung.
06 · Vertrauen
Was Datenschutz, Personalrat und Archiv fragen werden.
Bei einer Behörde entscheidet nicht die Funktionsliste, sondern die Frage, ob die Anwendung durch die Prüfungen kommt, die vor der Einführung stehen. Diese Antworten sind eingebaut, nicht nachgerüstet.
Revisionssicher
Jede fachliche Änderung ist ein benannter Vorgang in einem Protokoll, das nur anfügt. Die Freigabe friert ein Dokument mit Prüfsumme ein. Eine Korrektur entsteht ausschließlich als neues Dokument mit Verweis auf das ersetzte. Jahre später ist belegbar, wer was wann freigab und dass es unverändert ist.
Datenschutz eingebaut
Drittbezug und Hinweisgeber werden bei der Erfassung gekennzeichnet. Die Empfängerklasse eines Dokuments steuert, welche Angaben es überhaupt erhält: Eine Anhörung an den Träger enthält nichts, was dem Träger nicht zusteht, ohne dass jemand daran gedacht haben muss. Die Auskunft nach Art. 15 DSGVO ist auf Abruf möglich.
Mitbestimmung
Eine Auswertung über eine Beschäftigte ist in der Anwendung nicht formulierbar, nicht bloß abgeschaltet. Der persönliche Nachweis gehört der Prüferin. Eine Muster-Dienstvereinbarung nach LPVG NRW liegt bei.
Archiv statt Löschautomatik
Aufbewahrungsfristen laufen je Vorgangsart mit Löschsperre. Vor jeder Vernichtung steht die Anbietung an das Kommunalarchiv nach § 10 Abs. 4 ArchivG NRW. Kein Vorgang lässt sich vernichten, ohne dass eine dokumentierte Archiventscheidung vorliegt.
Barrierefrei in der Ausgabe
BITV 2.0 und EN 301 549 sind Beschaffungsvoraussetzung. Der Ergebnisbericht wird veröffentlicht und entsteht deshalb als strukturiertes PDF. Der Windows-Kontrastmodus wird unterstützt, keine Bedeutung hängt allein an einer Farbe.
Ihre Daten bleiben bei Ihnen
Ein Kreis, eine Instanz, eine Datenbank, kein kreisübergreifender Datenpfad. Der Server ist nur im Behördennetz erreichbar. Keine Telemetrie, keine Online-Lizenzprüfung, kein Laufzeitaufruf zum Anbieter. Fachpflege wird als signiertes Paket eingespielt.
07 · Einführung
Vier Schritte vom Excel-Bestand zum laufenden Betrieb.
Stammdaten
ImportEinrichtungen, Leistungsangebote, Träger und Leitungen kommen aus Ihren vorhandenen Listen in das Register. Jede Einrichtung erhält ihr Prüf-Soll: Pflichtprüfungsart, Turnus, Stichtag.
Altfälle
Geführte ÜbernahmeLaufende Fälle übertragen die Prüferinnen selbst, mit sichtbarem Fortschritt und Herkunftskennzeichnung je Datensatz. Übernommene Altfälle bleiben dauerhaft von amtlich erzeugten unterscheidbar und lösen keine rückwirkende Fristautomatik aus. Den Abschluss bildet eine namentliche Vollständigkeitserklärung.
Ihr Kreis
FachadministrationDie Fachadministration im Kreis legt Dokumentarten und Vorlagen an, führt die Gebührensatzung mit zeitlicher Gültigkeit, verwaltet Überschreibungen des Prüfkatalogs und setzt Rollen. Eine neue Schreibart entsteht ohne Programmänderung und ohne Zutun des Anbieters.
Betrieb
Ohne AnbieterbezugDie Anwendung wird je Kreis bereitgestellt und über Ihre Softwareverteilung ausgerollt. Störungen tragen ein Kennzeichen und einen Selbstbefund ohne Fachdatenzugriff, sodass der Erst-Support sie ohne Einblick in Fachdaten auflösen kann. Eine Datenherausgabe läuft ohne Mitwirkung des Anbieters.
08 · Beschaffung
53 Behörden. Eine Aufgabe. Ein Beschaffungsweg.
Jede WTG-Behörde in Nordrhein-Westfalen verantwortet dieselbe Pflichtprüfungsquote und erzeugt dieselben Dokumente. Die Anwendung wird je Kreis bereitgestellt und durch Ihre IT oder Ihren kommunalen IT-Dienstleister betrieben, über Inhouse-Vergabe oder Rahmenvertrag statt einer eigenen Ausschreibung.
00/ 53 · Nordrhein-Westfalen
Was Ihre Behörde bekommt
- Prüfkatalog mit Rechtsgrundlage am Kriterium, Zeitschnitten und parallelen Rechtsständen, als Fachpflege laufend aktualisiert
- Vorlagen für alle Dokumentarten des Auslieferungsstands, vom Prüfbericht bis zum Anbietungsverzeichnis
- Papierpaket: Muster-Dienstvereinbarung, Dienstanweisung, Förderantrag, Datenschutz- und Betriebsdokumentation
Was Ihr IT-Dienstleister übernimmt
- Bereitstellung je Kreis, Softwareverteilung, Backup und Sicherung im Behördennetz
- Erst-Support anhand von Störungskennzeichen und Selbstbefund, ohne Einblick in Fachdaten
- Vertrag und Kundenbeziehung zum Kreis, Inhouse-Vergabe oder Rahmenvertrag
09 · Ausblick
Was später dazukommt, und was bewusst nicht.
Die erste Stufe bildet die Prüfung von der Planung bis zur Bekanntgabe ab. Die folgenden Fähigkeiten sind vorgesehen, aber nicht Teil der ersten Stufe. Wir nennen sie, damit Sie wissen, worauf Sie sich verlassen können und worauf noch nicht.
- Tätigkeitsbericht und Landesstatistik auf Knopfdruck. Der Bestand ist dafür angelegt. Eine Anwendung, die diese Zahlen zuverlässig erzeugt, beliefert eine spätere Landeslösung, statt mit ihr zu konkurrieren.
- Trägerportal und medienbruchfreier Dokumentenaustausch. Heute erreichen Dokumente den Träger per Druck oder elektronischem Versand mit Nachweis.
- Kreisübergreifende Trägersicht. Braucht eine Rechtsgrundlage zur Amtshilfe. Bis dahin gilt: ein Kreis, ein Bestand, kein kreisübergreifender Datenpfad.
- Risikobasierte Prüfplanung als Vorschlag. Die erste Stufe macht Überfälligkeit sichtbar. Welche Einrichtung zu prüfen ist, entscheidet die Behörde.
10 · Fragen aus dem Amt
Was Amtsleitungen zuerst fragen.
F/1Was passiert, wenn das Land eine eigene Lösung einführt?
Ihr Bestand gehört Ihnen und ist jederzeit vollständig exportierbar, ohne Mitwirkung des Anbieters. Der Prüfkatalog mit Rechtsgrundlagen lohnt sich in beiden Fällen, mit Landeslösung und ohne. Tätigkeitsbericht und Landesstatistik sind als Zulieferung an das Land gedacht, nicht als Konkurrenz dazu.
F/2Läuft die Anwendung vor Ort ohne Netz?
Der Dienstlaptop dient am Arbeitsplatz wie vor Ort. Reißt die Verbindung während einer Prüfung ab, wird ohne Zutun der Prüferin weitergearbeitet, und nichts geht verloren. Ein dauerhafter Offline-Betrieb mit Auscheck und Einreichung ist nicht Teil der ersten Stufe. Wir sagen das offen, weil die Frage im Gespräch ohnehin kommt.
F/3Wer pflegt den Rechtsstand nach einer WTG-Novelle?
Ein neuer Rechtsstand wird als signiertes Paket eingespielt. Zwei Stände laufen parallel, mit einer Zuordnung alt zu neu. Eine Feststellung von 2027 bindet weiterhin an den Wortlaut von 2027. Jede Überschreibung Ihres Kreises, die ein geändertes Kriterium betrifft, wird Ihnen zur Entscheidung vorgelegt statt still überfahren.
F/4Müssen wir Word aufgeben?
Der Bericht entsteht im Formular aus dem Gesprächsleitfaden heraus. Word und PDF entstehen erst bei der Freigabe als Ausgabe, eingefroren und mit Prüfsumme. Die Vorlagen dafür pflegt Ihre Fachadministration selbst, mit Dokumentvariablen aus einem veröffentlichten Feldverzeichnis.
F/5Was sagt der Personalrat dazu?
Eine Auswertung über eine Beschäftigte ist in der Anwendung nicht formulierbar. Der persönliche Nachweis zeigt der Prüferin ihre eigene Arbeit, nie die anderer. Eine Muster-Dienstvereinbarung nach LPVG NRW liegt dem Papierpaket bei.
F/6Wie kommen unsere Altfälle hinein?
Stammdaten werden importiert. Laufende Fälle übertragen die Prüferinnen selbst, mit sichtbarem Fortschritt und Herkunftskennzeichnung je Datensatz. Übernommene Altfälle lösen keine rückwirkende Fristautomatik aus. Den Abschluss bildet eine namentliche Vollständigkeitserklärung.
F/7Was passiert mit unseren Daten, wenn wir aufhören?
Ihr Kreis hat eine eigene Instanz mit eigener Datenbank. Die Datenherausgabe läuft jederzeit ohne Mitwirkung des Anbieters. Es gibt keine Online-Lizenzprüfung, die eine Anwendung von außen abschalten könnte.
F/8Wer betreibt die Anwendung?
Ihre IT oder Ihr kommunaler IT-Dienstleister. Die Anwendung wird über die Softwareverteilung ausgerollt, der Server ist nur im Behördennetz erreichbar. Störungen tragen ein Kennzeichen und einen Selbstbefund, sodass der Erst-Support sie ohne Einblick in Fachdaten auflösen kann.